Selve udbuddet

Udeluk ikke virksomheder fra udbuddet

Miljømærker må udelukkende anvendes i forbindelse med de tekniske specifikationer, kriterierne for tildeling eller kontraktbetingelser for de efterspurgte varer (eller tjenesteydelser eller bygge- og anlægsopgaver). Miljømærker kan ikke bruges til at udelukke bestemte virksomheder fra at deltage eksempelvis i forbindelse med prækvalificering.
Udvælg tilbudsgivere gennem prækvalifikation

I har som ordregiver mulighed for at stille krav til en tilbudsgivers eller ansøgers generelle egnethed, herunder til udøvelse af det pågældende erhverv samt til teknisk og faglig formåen til at gennemføre den pågældende kontrakt.

Miljømærkerne Svanen og Blomsten fastsætter udelukkende krav til varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver – altså til kontraktens genstand og ikke til leverandørens generelle egnethed. Derfor er det ikke. muligt at bruge miljømærkerne eller mærkekriterierne til at fastsætte udvælgelseskriterier eller egnethedskrav.

Til gengæld giver udbudslovens bestemmelser om teknisk og faglig formåen mulighed for at stille krav om opfyldelse af bestemte miljøledelsessystemer eller miljøledelsesstandarder som eksempelvis ISO 14001 og EMAS (Eco-Management and Audit Scheme), som er EU’s miljøledelsesordning.
Inddrag miljømærker i kriterierne for tildeling
Miljømærker kan inddrages ved fastsættelse af de under- og delkriterier, I bruger ved vægtning af tilbud i tilbudsevalueringsfasen.

For at et miljøkriterie kan indgå i den forbindelse, skal kriteriet have relation til kontraktens genstand. Ved offentliggørelse af udbudsmaterialet og udbudsbekendtgørelsen skal I offentliggøre tildelingskriteriet samt eventuelle underkriterier, herunder hvordan disse vægtes. I skal samtidig også beskrive jeres evalueringsmetode, og det skal således fremgå af udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet, såfremt et underkriterie vedrører miljøhensyn.

Ved fastlæggelse af underkriterier og evalueringsmetode, bør I være opmærksom på at få beskrevet tilbudsevalueringen på en måde, der gør det muligt at differentiere og rangordne de indkomne tilbud ud fra objektive kriterier, således at det økonomisk mest fordelagtige tilbud kan identificeres, og der ikke er mulighed for et såkaldt ”ubetinget frit valg”.
Tildelingen kan ske på grundlag af et af følgende tildelingskriterier:
1. Pris
2. Omkostninger
3. Bedste forhold mellem pris og kvalitet
Ønsker I at inddrage krav om miljømærker som en del af tilbudsevalueringen, kan dette ske som et underkriterie til tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Ved anvendelse af dette tildelingskriterie kan I endvidere vælge at fastsætte pris eller omkostninger således, at der alene konkurreres på de kvalitative underkriterier.

Selvom kriteriet hedder ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”, kan der i forhold til pris også lægges vægt på omkostninger, herunder livscyklusomkostninger.

Ved beregningen af omkostninger kan alle former for omkostninger inddrages, herunder anskaffelsespris, totalomkostninger og livscyklusomkostninger, som medregner de samfundsmæssige omkostninger ved indkøbet. Det kan være omkostninger forbundet med udledning af drivhusgasser eller omkostninger i forbindelse med afhjælpning af klimaændringer. Inddragelse af livscyklusomkostninger er beskrevet nærmere i udbudslovens §§ 166-168.

Underkriterier og dokumentation

Underkriterier kan skabe konkurrence om miljøforhold

Når miljømærker eller kriterierne bag mærkerne anvendes som under- eller delkriterier, skal det tydeligt fremgå, hvilke miljøkrav I gerne ser opfyldt, samt hvorledes besvarelse af de stillede krav vil indgå i evalueringen. På den måde kan tilbudsgiverne konkurrere om at tilbyde det mest fordelagtige inden for de enkelte under- og delkriterier ud fra de rammer, I har opsat.

Fordelene ved at lægge vægt på miljømærker i tilbudsevalueringsfasen er, at tilbudsgivere ikke fra starten udelukkes fra at byde, fordi de ikke har miljømærkede produkter, men at der i stedet gives mulighed for at lade tilbudsgiverne konkurrere om at afgive det bedst mulige tilbud med forskellige niveau af miljømæssige hensyn, herunder med tilbud på ikke-miljømærkede produkter.

Vi anbefaler at inddrage miljømærkerne som under- eller delkriterier, hvis der ikke er klarhed omkring tilgængeligheden på markedet af miljømærkede produkter. Ved at bruge miljømærker som en del af tilbudsevalueringen afvejes ønsket om miljøhensyn op imod andre faktorer, herunder omkostninger.

I kan som ordregiver angive i udbudsmaterialet, at der er mulighed for afgivelse af sideordnede tilbud. Det betyder, at tilbudsgiverne kan eller skal afgive flere tilbud på udførelsen af den udbudte opgave, hvor der bydes ind henholdsvis med og uden miljømærkede materialer. Derved bliver det tydeliggjort, hvad omkostningerne til at købe miljørigtigt ind vil være.

Kravet om at kriterierne skal være forbundet med kontraktens genstand, betyder, at det er lovligt at lægge vægt på faktorer, der knytter sig til kontraktgenstanden, herunder miljømæssige egenskaber ved den udbudte anskaffelse, mens det eksempelvis ikke er lovligt at lægge vægt på, om tilbudsgiveren forurener mere eller mindre i anden sammenhæng.
Brug Svanen og Blomsten som underkriterie

Miljømærkning Danmark har gennemgået alle Svanens kriterier og fjernet de kriterier, der ikke har direkte relation til den vare eller ydelse, som miljømærkes. Det er således forventeligt, at Svanens bagvedliggende kriterier i langt de fleste tilfælde vil kunne siges at vedrøre kontraktgenstanden. Tilsvarende knytter alle Blomstens kriterier sig forventeligt til den vare eller den ydelse, som miljømærkes.

De tidligere omtalte undtagelser ved eksempelvis produktkategorien ”tekstiler” og dennes kriterier om arbejdstagerforhold gælder også i forhold til tildelingskriterier og skal således både vedrøre kontraktens genstand og være egnet til at beskrive kontraktgenstandens egenskaber. Opfylder et eller flere mærkekrav ikke denne toleddede betingelse, kan man i stedet henvise til de relevante mærkekrav, som man lægger vægt på opfyldelse af.

Hvis der i tilbudsevalueringen lægges vægt på at kontraktgenstanden har miljømærker eller opfylder et eller flere af miljømærkets bagvedliggende kriterier, anbefaler vi, at der i udbudsmaterialet linkes til det eller de relevante kriteriedokumenter, eller at disse vedlægges som bilag til udbudsmaterialet.
Kontroller dokumentationen

Hvis I har stillet krav om miljømærker i de tekniske specifikationer, kriterierne for tildeling eller vilkårene for kontraktens gennemførelse, bør I beskrive, hvordan tilbudsgiver dokumenter sin opfyldelse af kravet. Dette kan fremgå af udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet og kan være i form af gyldigt licensnummer til det krævede miljømærke. Dog skal I fortsat også acceptere andre miljømærker med samme mærkekrav.

I skal derudover altid acceptere anden passende dokumentation, som kan være verificeret dokumentation eller erklæringer fra tredjepart eller dokumentation eller erklæring fra producenten. Det er tilbudsgiveren, der vurderer, hvilken dokumentation vedkommende ønsker at indlevere for at påvise, at tilbuddet lever op til de tekniske specifikationer, kriterierne for tildeling eller vilkårene for kontraktens udførelse. Derfor kan I som ordregiver ikke fastsætte specifikke formkrav for den passende dokumentation. Det er tilbudsgiveren, der har bevisbyrden for, at den anden dokumentation er passende i forhold til at påvise, at tilbuddet lever op til kravene.

Som omtalt indledningsvist kan I afvise et tilbud, hvis de ressourcer, I skal bruge på at vurdere den alternative dokumentation for opfyldelse af mærkekrav i uhensigtsmæssigt omfang overstiger de ressourcer, der er forbundet med at konstatere, at tilbudsgiveren har det krævede mærke. Som tidligere nævnt er der tale om uhensigtsmæssigt omfang, hvis I skal bruge mere end 1 time pr. tilbud, udover hvad I ville have brugt på at konstatere, at tilbudsgiveren havde det krævede mærke.

Hvor tekstnært, dette vil blive fortolket i praksis, vides ikke på nuværende tidspunkt, ligesom det altid vil afhænge af det konkrete udbuds omfang. Det er vores vurdering, at udbudsloven i vidt omfang vil give ordregivere mulighed for at afvise tilbud på varer og tjenesteydelser, som ikke har det krævede mærke. Det er nemlig vores erfaring, at det er en meget ressourcekrævende opgave at kontrollere dokumentation for opfyldelse af miljømærkernes bagvedliggende krav.

For at mindske omfanget af anden passende dokumentation, anbefales det derfor, at tidsplanen giver mulighed for at få det krævede mærke eller et tilsvarende, ligesom tidsplanen også bør indeholde tid til at gennemgå eventuel anden passende dokumentation for opfyldelse af mærkekravene.